איך מערכת לניהול פרויקטים יכולה לתרום לעסק?

ניהול עסק עם הרבה עובדים זה אתגר לא פשוט. כאשר אנחנו רוצים לייעל את אופן הניהול של העסק שלנו ולהפוך את תפוקת העבודה שלנו לטובה יותר, כדאי לנו לעשות שימוש במערכת מסוג מערכת לניהול פרויקטים. מערכת ממוחשבת לניהול פרויקטים יכולה לאפשר לנו לנהל בזמן אמת את ניהול העובדים והמשימות בפרויקטים שונים שיש לנו בעסק. היתרון של מערכות מסוג זה הוא שהן באינטרנט וניתן לעדכן בהן בזמן אמת את סטטוס הביצוע של משימות שונות שיש בפרויקט או מספר פרויקטים.

‍

הנה 3 טיפים קטנים אך משמעותיים לייעול אופן העבודה בעסק שלכם!

כל בעל עסק רוצה ומשקיע משאבים רבים בדרכי ייעול לאופן העבודה בעסק שלו. יש 3 טיפים מרכזיים שיכולים לסייע לנו להפוך את אופן העבודה של העסק שלנו ושל העובדים בו ליעילים (ומכאן גם לרווחיים) יותר:

1. חשוב לבקר ולעקוב אחר התפוקה של כל עובד (כולל התפוקה של עצמך).
2. שימוש במערכת כמו מערכת לניהול פרויקטים.
3. מתן תגמולים חיובים לעובדים שהתפוקה שלהם גבוה.

היתרון של הטיפים האלו הוא שהם יכולים לסייע לנו גם בלעודד את העובדים שלנו לעבוד מהר יותר ובאיכות גבוהה יותר והם גם מסייעים לנו לעקוב אחר ביצוע המשימות (גם בממד הזמן וגם בממד האיכות) של כל עובד ועובד וגם של כלל העובדים גם יחד.

איך תוכנה לניהול פרויקטים יכולה לסייע לנו להפוך את העבודה שלנו ליעילה יותר?

אם אנחנו רוצים להפוך את העבודה שלנו ליעילה יותר כדאי לנו להתחיל להשתמש במערכת או תוכנה לניהול פרויקטים. אחת התוכנות היותר מומלצות לחברות במגוון תחומי עיסוק (כולל עורכי דין, חברות הייטק, חברות אינטרנט, חברות תרגום, מפעלים ועוד...) היא המערכת Monday.com . מערכת זו היא מערכת בזמן אמת שניתן לעדכן אותה דרך ממשק נוח באינטרנט את הסטטוס של ביצוע משימות שונות – כאשר כל עובד יכול לעדכן זאת.

המערכת נותנת לנו גישה מלאה לטמפלטים מוכנים לתחילת עבודה משותפת או לבד, כגון: משימות, ניהול חשבונות, ניהול לידים, ניהול לקוחות, ניהול אנשים קשר ועוד מגוון רחב ועצום של טמפלטים שבקליק אחד ויש לכם מערכת מוכנה לעבודה שוטפת ויעילה.

למה חשוב להפוך את אופן הניהול של העסק שלנו ליעיל יותר?

חשוב מאוד להפוך את אופן הניהול של העסק שלנו ליעיל יותר. ככל שהעסק שלנו יעבוד באופן יעיל יותר, כך איכות העבודה שלנו תהיה טובה יותר וגם נוכל להרוויח יותר. כאשר אנחנו עובדים מול לקוחות ללקוחות חשוב במיוחד זמן התגובה והסיפוק של המוצרים או השירותים שהם הזמינו. מערכת לניהול פרויקטים יכולה לאפשר לנו לתת העדפה למשימות או לפרויקטים מסוימים לעומת משימות או פרויקטים אחרים.

איך ייעול העבודה בעסק שלנו יגדיל לנו את הרווחים?

ייעול העבודה יכול להגדיל לנו את הרווחים במספר אופנים:

• כאשר עובדים צריכים לדווח על ביצוע משימות הם מבצעים כל משימה מהר יותר.
• כאשר אנחנו עובדים באופן יעיל יותר אנחנו מוציאים פחות כסף על פחות משאבים (זמן, כוח אדם וכדומה).
• כאשר אנחנו לומדים לעבוד באופן יעיל ומהיר יותר הלקוחות שלנו יכולים להיות מרוצים יותר אז הם יכולים לחזור לקבל עוד שירותים או להמליץ עלינו.

בשביל שנוכל להפוך את אופן העבודה של העסק שלנו ליעיל יותר – אנחנו חייבים קודם כל למפות את אופן העבודה הנוכחי שלנו ולאט מאוד על ידי שימוש בתוכנות שונות לניהול פרויקטים לשפר את העבודה על משימות ופרויקטים שונים.

איך ייעול העבודה בעסק, ישפר את האווירה במשרד שלנו?

ייעול העבודה בעסק שלנו ועבודה דרך מערכת מסודרת לניהול פרויקטים יכול לשפר את האווירה בין העובדים שלנו במשרד. כך למשל, כאשר לא ברור איזה עובד אחראי לאיזה משימה יכול להיות בלגן בעסק שלנו. העבודה שאנחנו יכולים לנהל את העסק שלנו ולעקוב אחרי כל הביצועים של כל עובד בזמן אמת יכולה לאפשר לנו לנהל את המשאבים של העסק שלנו באופן טוב יותר.

בסופו של דבר, כאשר אנחנו מנהלים עסק זמן התגובה שלנו גם ללקוחות ובהתאם לכך לעובדים חשובה מאוד. אם אנחנו רוצים לשפר את זמן התגובה שלנו למשברים, עבודות דחופות או כל דבר אחר – עבודה דרך מערכת ניהול פרויקטים תשפר ותייעל את אופן העבודה שלנו. חשוב לדעת שיכול להיות שהעובדים שלנו יצטרכו לעבור זמן הסתגלות עד שיתרגלו לעבוד עם מערכת מקצועית וממוחשבת לניהול פרויקטים – אך זה יכול להשתלם לנו מאוד.