מהם מערכות ניהול המשימות הטובות ביותר

בין אם אתם מנהלים מספר עובדים גדול, עסק או אפילו חברה, המערכות הללו יכולות להועיל לכם בצורה רבה. ניהול יעיל חוסל לכם זמן יקר וכמובן מוודא שכל משימה שצריכה להתבצע, מבוצעת. כאן תקבלו סקירה על המערכות הטובות ביותר שבעזרתן ניתן לנהל משימות.

מערכת לניהול משימות

אם היינו צריכים הוכחה לחשיבות של ניהול יעיל של המשימות, הקורונה ויחד אתה העבודה מהבית הסבירו לנו את החשיבות בעצמן. רבים מאתנו נדרשים לנהל צוות של מספר עובדים והמערכות השונות כולן נועדו לאפשר לנו לעשות את זה בצורה הנוחה ביותר. עם זאת, כאשר אנחנו מדברים על מערכת לניהול משימות, ישנם מספר פרמטרים שחשוב שנגדיר מראש, והן נדרשים בכל מערכת:

התאמה לצורך ספציפי

אחרי שמצאתם מערכת שמיועדת לניהול משימות, עליכם לבדוק האם המערכת הזו מתאימה לניהול משימות מהז'אנר שבו אתם עוסקים. מערכת שיכולה להיות מצוינת עבור משרד עורכי דין, לא בהכרח תהיה מתאימה לניהול של סופרמרקט גדול. גם מערכות שמיועדות לניהול של משימות, לעיתים נותנות דגשים לנקודות מסוימות אולם מזניחות נקודות אחרות.

עליכם להגדיר מהן הנקודות החשובות ביותר עבורכם שעליהן אתם לא מוכנים להתפשר וכך תוכלו להגיע אל המערכת הטובה ביותר מבחינתכם. כזאת שתעשה לכם סדר יומי, שבועי וחודשי, מערכת שתייעל לכם את זמן העבודה ותנצל את הפוטנציאל המלא של העסק שלכם. כמובן שבכל מערכת כנראה שתצטרכו לעשות פשרות, אולם ישנן נקודות שעליהן אסור לכם להתפשר בשום פנים ואופן.

מחיר

בתור בעלי עסקים מחיר תמיד צריך להיות נקודה שאתם נותנים עליה את הדעת. המערכות השונות מתחלקות גם לפי המחיר שהן גובות עבור שימוש בשירותים שלהן, אך כמובן שאתם יכולים גם למצוא מערכות חינמיות.

זכרו, לא תמיד כדאי לחסוך כמה שיותר כיון שלפעמים דווקא המערכת היקרה יותר היא זו שמתאימה לכם. בדקו את המחירים של המערכות השונות בלי להתעלם מהמערכות עצמן.

כיום לא צריך לפנות לגוף גדול כזה או אחר כדי למצוא פיתרון למערכת ניהול משימות עבור מספר עובדים ואפילו עשרות או מאות. יש היום מערכות שמתאימים את המחיר לכל כיס ובהתאם לגודל העסק והשימוש שלו.

נוחות ממשק

הנקודה האחרונה שעליה יש לתת את הדעת אולם יכול להיות שהיא החשובה מכולן היא נוחות הממשק של המערכת. גם עבורכם בתור מנהלי המשימות וגם עבור מי שמבצעים את המשימות, הממשק הוא הדבר החשוב ביותר. אתם לא רוצים לבלות חצי מהזמן שלכם בלוודא שכל עובד קיבל את המשימה שלו ומבין מהו בדיוק צריך לעשות.

בחרו מערכת שלכם בתור מנהלים יהיה נוח לעשות בה שימוש וכמובן שלעובדים שלכם יהיה ברור כיצד להשתמש במערכת. מערכת לניהול משימות היא למעשה לוח המודעות המשוכלל ביותר של העסק שלכם ואתם צריכים שהוא יהיה הנוח ביותר שניתן למצוא.

כעת נעבור להציג לפניכם את 5 המערכות המובילות לניהול משימות:

מנדיי – monday.com

מנדיי מקבלת מקום של כבוד בכל רשימה ולו בשל העובדה שהמערכת הזו היא פיתוח רציני. היתרון המרכזי של המערכת הזו הוא הבהירות שלה וגם העובדים שלכם יבינו מצוין מה בדיוק המשימות שלהם. מנדיי עושה שימוש בצבעים רבים כדי להגביר את הנוחות של המשתמשים במערכת. בתור מנהלים אתם יכולים להגדיר הרשאות שונות וכל עובד יוכל לבצע רק מה שהגדרתם עבורו.

שימוש במערכת מנדיי עולה כסף, ובכל חודש תצטרכו לשלם לחברה 8$ עבור כל משתמש, כאשר המספר המינימלי של משתמשים הוא 3. התשלום הוא עבור שנת עבודה, ובמסלול חודשי בלבד המחיר מעט יותר יקר.

אישית אני משתמש במערכת עבור העסק שלי וכן עבור ניהול של דברים אחרים.

שימושים כגון – ניהול משימות ברמה יומית ושבועית, דאשבורד משותף עם לקוחות, ניהול פגישות זום, קליטת לידים מהאתר וניהול שלהם כולל התראות מותאמות אישית. ועוד המון!

מנדיי נותנת לנו את האפשרות לבצע אינטגרציה פשוטה ומהירה בלחיצת כפתור עם המון אפליקציות שאנו מכירים ביומיום כגון ג'ימייל, זום, פייסבוק, יומן גוגל/אאוטלוק ועוד המון כפי שמופיע בתמונה הבאה.

ניתן לנסות ולהירשם למערכת לפרק זמן מוגבל ללא כל עלות! להרשמה למנדיי חינם »

מנדיי מתאימה למגוון גדול של ניהול משימות מורכבות ופשוטות כגון:

• ניהול פרויקטים
• מערכת מכירות
• מערכת CRM
• ניהול עיצובים גרפיים
• מפתחי תוכנה
• מחלקות משאבי אנוש

טבלת מחירי החבילות של מערכת מנדיי:

שימו לב שיש מינימום של 3 משתמשים, וככל שעולים בסוג החבילה כך גם תהנו מכמות פיצ'רים גדולה יותר שלמנדיי יש להציע. כמו כן, המחיר הוא עבור משתמש 1.

לאתר מנדיי »

Asana

המערכת הזו גם היא מערכת נהדרת לניהול משימות והיא מאפשרת לכל עובד לשתף את העובדים האחרים במשימות שאותן הוא ביצע. בגרסה החינמית שלה המערכת מאפשרת ל15 משתמשים לעשות בה שימוש, אולם היא בהחלט מתאימה גם עבור אדם בודד לניהול המשימות שלו. המחירים לחבילות מתקדמות בחברה משתנים לפי החבילה כמובן.

המחירים הם לחודש ועבור משתמש 1.

טבלת מחירי החבילות של מערכת Asana:

לאתר Asana »

Clickup

היתרון הראשון של המערכת הזו הוא העובדה שהיא חינמית. בניגוד למערכות אחרות שעליהן תשלמו כסף, המערכת הזו רק דורשת מכם להירשם ולהתחיל לעבוד דרכה. משתמשים רבים מדווחים שבהתחלה הם קצת הסתבכו עם הממשק שלה, אולם ברגע שתתרגלו אליו אתם יכולים מאוד להנות ממנה. מדובר במערכת יעילה מאוד שגם מתממשקת עם אפליקציות אחרות.

יתרון נוסף של המערכת הזו היא שהיא מאפשרת לכם התאמה אישית ברמה גבוהה במיוחד. אם אהבתם את המערכת אתם יכולים לשלם לה ולקבל אפשרויות נוספות שלא מזינות בגרסה החינמית. בנוסף, המערכת מאשרת לכל משתמש עצמאות די רבה, וזו עוד סיבה מדוע בהחלט כדאי לכם לבדוק אותה.

טבלת מחירי החבילות של מערכת Clickup:

המחירים המוצגים הם לשנה.

למערכת Clickup »

Trello

המערכת הזו עושה שימוש ברשימות וכרטיסיות והיא נוחה בתור מערכת לא רק לניהול משימות אלא גם עבור ארגון של מידע או אפילו סידור של אירוע גדול. הגרסה החינמית של המערכת נפלאה, והיא מאפשרת לכם מגוון רב של שימושים. עבור גרסה מתקדמת יותר תשלמו 5$ לחודש או 45$ לשנה.

טבלת מחירי החבילות של מערכת Trello:

לאתר Trello »

Wrike

המערכת הזו קצת פחות נפוצה בארץ, אולם בחו"ל היא זוכה לשבחים רבים. מדובר על מערכת שבה כבר בהתחלה תצטרכו לבחור מה השימוש שאתם מעוניינים לעשות בה, אולם מכאן ואילך השימוש בה פשוט להפליא. אם אתם לא נבהלים מלבדוק אופציות קצת יותר נדירות, מומלץ לבדוק את המערכת הזו.

עד 5 משתמשים אפילו לא תצטרכו לשלם עליה כסף, אך עבור מספר גדול יותר של משתמשים תצטרכו לשלם בהתאם לחבילה שבחרתם.

טבלת מחירי החבילות של מערכת Wrike:

לאתר Wrike »

איך בוחרים את המערכת הכי טובה עבורכם?

באופן כללי המערכות שמוצגות כאן הן מערכות מצוינות ולכל אחת מהן יש משתמשים רבים שיכולים להעיד על כך. לפני שאתם בוחרים את המערכת המתאימה לעסק שלכם, מומלץ להתנסות בכל אחת מהן. בסופו של דבר כל אחד מאתנו שם דגשים על נקודות אחרות, וכל שעליכם לעשות הוא רק להבין מה המערכת שהכי מתאימה לכם.

לסיכום:

מערכות לניהול משימות הפכו להיות פריט חובה עבור בעלי עסקים ומנהלים. המערכות המוצגות כאן הן נהדרות ועליכם לבחור את המתאימה.

‍